BIROTICA SI COMUNICARE

CAPITOLUL I
Societatea informationala
· Concept
· Trasaturicaracteristice
· Istoric
· Directiile UE privind accesul tarilor mambre la statutul de societate informationala

Notiunea de informatie versus data
· Conceptul de informatie
· Clasificarea informatiilor
· Eficienta si oportunitatea
· Conceptul de data
· Clasificare
· Diferenta dintre informatie si data
· Sistem informational si sistem informatic

CAPITOLUL II
Birotica
· Conceptul de birotica
· Istoric
· Trasaturi caracteristice
· Functii
· Sistemul birotic
CAPITOLUL III
Arhitectura unui sistem birotic
CAPITOLUL IV
Retele de calulatoare
Internet
CAPITOLUL V
Sisteme de operare(SO) Windows
CAPITOLUL VI
MS Office




CURS 1
10-10-2007
SOCIETATEA INFORMATIONALA
· Concept
· Trasaturi caracteristice
· Istoric
· Directiile UE privind accesul tarilor membre la statutul de societate informationala

Conceptul de societate informationala a fost definit pentru prima data in 1980 de catre cercetatorul japonez Yomeji Masuda,pentru ca in acea perioada statul japonez intrase intr-o noua etapa de dezvoltare postindustriala si anume societatea informationala.
Societatea infromationala este nivelul de dezvoltare al societati umane postindustriale in care rolul informatiei si al cunostinelor ca resurse umane priare la acelasi nivel cu resursele energetice.
In 1998,Al Gore a exprimat conceptul de autostrada informationala prin care a demonstrat stadiul de dezvoltare a SUA in societatea informationala.
Tot in 1998 UE au trasat niste directii de dezvoltare pentru a uniformiza nivelul societatilor din tarile din UE si a le aduce catre stadiul de societate informationala.Exemplu este Europa.
Trebuie insa specificat ca societatea informationala nu trebuie vazuta ca o societate cablata dependenta pana la anihilare de tehnologia inalta.
e.activities:
· e bussinss
· e commerce
· e learning
· e work


Economia societatii informationale este o economie de tip tehnico-informationala intensiva care necesita o infrastructura specializata de tip retele de calculatoare,de telecomunicatii,echipamente electronice.
Trasaturile caracteristice societatii informationale:ponderea dominanta in economia societatii a domeniilor care contin inalta tehnologie.De asemenea cresterea activitatii umane care contine inteligenta,formarea,crearea de noi locuri de munca cu inalta tehnologie.










CURSUL 2
17-10-2007
Informatie.Data.Cunostinte



Informatia este un element material cu valoare axiomatica.
Materia are 3 forme de manifestare : substanta,energia si informatia.
OBSERVATIE ! Materia este purtatoare de informatie.
Informatia este o reprezentare simbolica asupra unor entitati din realitate avand caracter de noutate si utilitate pentru subiectii receptori.Este generata prin procese de cunoastere,de natura observarii directe sau a interpretarii mesajelor.
Informatia este reprezentata printr-un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificatii pentru un sistem in actiune si care dispune de proprietatea de a genera actiuni predictive ale sistemului receptor in raport cu un repertoriu cunoscut de actiune.
Informatia are caracter obiectiv in schimb cunostintele au caracter subiectiv care depinde de sistemul receptor.
Datele sunt forma sub care informatiile pot fi prelucrate,sunt o reprezentare simbolica a informatiilor.Prelucram ,procesam date si obtinem informatii.
Datele sunt un sir de caractere numerice si/sau alfanumerice cu o anumita semnificatie.
Clasificarea informatiilor:
1. Dupa fenomenul purtator de informatii:
a)Informatie analogica
b)Informatie numerica
c)Informatie nenumerica

2. Dupa desfasurarea in timp fata de fenomenul purtator de informatie
a)Informatie activa care se refera la informatia care se obtine in cursul desfasurarii procesului.
b)Informatia pasiva care se refera la informatia care a fost obtinuta in urma unui proces care s-a transformat .
c)Infromatia previzionala care se refera la fenomene care se pot petrece in timp (viitoare).

3. Din punct de vedere al continutului:
a)Informatia elementara
b)Informatia complexa
c)Informatia sintetica

a) Este informatia care nu poate fi descompusa in elemente mai mici.
b) Se refera la agregarea a)
c) Se obtine prin sau de la indicatorii sintetici:produsul intern brut,indicele inflatiei,rata somajului etc.

4. Dupa domeniul din care provine:
a)Informatia economica
b)Informatia stiintifica
c)Informatia muzicala
d)Informatia medicala

5. Dupa forma:

Informatia este de 2 tipuri:
· Analogica
· Digitala
Informatia analogica este preluata si prelucrata exact din mediul inconjurator.
Informatia digitala este o informatie codificata,este numai o informatie obtinuta artificial prin tipic umane,procese umane.
Informatia digitala este o informatie:precisa,exacta,infinita,care poate fi stocata mult mai usor cu costuri mai reduse si pe un timp mai indelungat.

Informatia calitate si utilizare
Informatia este un produs perisabil pentru ca o informatie sa fie de calitate trebuie sa fie in acelasi timp consistenta,relevanta,oportuna,exacta si accesibila.
Relevanta unei informatii poate fi analizata ca o suma de cunostinte care pot duce la luarea unor decizii corecte si in lipsa carora decizia poate sa fie inorecta.
OBSERVATIE ! Pentru luare o decizie nu este alabila pentru sistem de cunostinte.
CURSUL 3
24-10-2007

COMUNICAREA LA BIROU

Comunicarea a devenit o necesitate la nivelul intreprinderii.Orice persoana trebuie sa stabileasca o relatie cu numerosi parteneri interni si externi,iar calitatea acestei raelatii este determinanta pentru buna sa comunicare.
Importanta comunicarii este cunoscuta pentru toti chiar daca ia forme diferite in functie de dimensiunea organizatiei.
Comunicarea poate fi de mai multe tipuri:
· Comunicare interna/de informare a personalului
· Creearea de relatii verticale si orizontale
· Comunicarea financiara :actionari,analisti financiari
· Comunicarea institutionala se refera la promovarea imaginii inteprinderii pe langa institutiile publice sau marele public
· Obiectivele comunicarii sunt aceleasi:pe de o parte construirea si valorificarea unei bune imagini a intreprinderii,iar pe de alta parte stabilirea unei relatii bune intre intreprinderi sau/si partenerii sai.

Procesul comunicarii
Un emitator care poate fi persoana,grup su organizatie trimite un mesaj catre un receptor,printr-un canal scris,oral sau audio-vizual.
Codul cel mai curent este limbajul verbal,adica utilizarea cuvantului,fie oral sau in scris.
Apare si un alt tip d elimbaj nonverbal,cel care utilizeaza expresiile corporale.Exemplu:mainile sustinand fruntea-gandire.
Limbajul de afaceri:calm,masurat denotatnd hotararea deciziei fermitatea spiritului.
· Lent cu spatele drept = importanta
· Alert si viu = entuziasm
Comunicarea in scris
Corespondenta reflecta imaginea marcii unei intreprinderi de aceea scrisorile trebuie sa aiba mai multe calitati:
· Acea a hartiei
· Alegerea tipului de caracter
· Respectarea regulilor de ortografie
Uneori,intr-o intreprindere,sunt date indicatii precise cu privire la reducerea scrisorilor.
Hartia poate fi in culori variate,cu chenare sau in relief insa pentru scrisorile oficiale este obligatorie hartia alba.
Corespondenta adiministrativa trebuie sa respecte cateva reguli specifice privind antetul si adera respectiva.
Asezarea in pagina este importanta,ea poate usura lectura printr-o asezare armonioasa a paragrafelor si un echilibru a ordinelor de text sau invers poate duce la respingere.
Importanta schimbului de scrisori,documente cele mai utilizate pentru comunicarea scrisa ajusificat normalizarea lor.
Aceasta tine cont de imperativele reglementarilor romanesti si internationale.Faciliteaza lectura,scrierea prin standardizarea formatelor,amplasarilor,a mentiunilor obligatorii.
Respectand aceste norme emitentul poate prelua initiativa pentru conceperea modului de redactare a textului scrisorii,a ordinii referintelor,a datei,a obiectului si semnaturilor.
Formule de introducere: am onoarea de a va aduce la cunostinta,/de a va semnala/de a va informa/de a va transmite/am fost informat ca/tin sa va aduc la cunostinta ca/am convenit ca in scrisoarea din data /in urma discutiei,ca raspuns la cererea dumneavoastra etc.
Formule de prezentare/discutie: imi permit sa/consider ca trebuie sa/nu subestimez ca etc.
Forumule de enumerare:in primul rand/in al doilea rand,tinand cont de etc.
Formule de incheiere:in consecinta/in concluzie/voi obligat sa/va rog sa etc.
Semnatura = element esential.
Corespondenta primita se imparte in 4 categorii si se sorteaza in functie de corespondeta ce necesita o rezolvare imediata,corespondeta importanta ce nu este ceruta,revistele si ziare ordonate cronologic circulare,publicate princorespondenta directa si alte elemente cu un grad redus de importanta.

Clasificarea si arhivele

Intreprinderea este un loc de comunicare si schimburi de informatii multi plicate.Aceasta miscare continua intre exterior si interior se face in mare parte pe hartie la care s-au adaugat suporturile magnetice fotografice si optice.Aceste suporturi trebuie sa fie sticate in asa fel incat in orice moment sa fie consultate si actualizate,iar aceatsa arhivare presupune punerea la punct a unui sistem de clasare care sa permita o regasire usoara.Oricare intreprindere care are cativa ani de functionare acumuleaza arhive.Ele sunt colectii de dosare vechi,numele si dosare moarte.Afacerile obtinute aici sunt incheiate ,dar unele documente trebuie pastrate in interes istoric sau obligatii legale.
Tremenul de arhiva este insa folosit si cu un sens mai larg.Ele sunt divizate in 3 categorii:
· Arhive definitive care regrupeaza dosarele finalizate
· Arhive intermediarecare regrupeaza dosarele finalizate,da care pot fi redeschise
· Arhive imediate cae sunt in curs de finalizare.
In functie de marimea intreprinderilor si de importanta documentelor activitatea de arhivare este normalizata si efectuata de persoane profesioniste.
Modalitati de clasare:se aleg in funtie de natura si utilizarea documentelor.Exista 3 categorii:
· Documente vii:facturi,amenzi
· Documente semivii:dosare ale clientilor,furnizorilor
· Dosare moarte
Documentele de tr sunt aranjate fie in dosare simple,fie prevazute cu sisteme de prindere,bibliorafturi cu inele,dosare suspendate.
Documentele informatice sunt aranjate in directoare si fisiere puse la dispozitie de softuri.Acestea trebuie denumjite si organizate cu o logica riguroasa oentru a evita pierderea lor.
La fiecare metoda de clasare exista avatanje si dezavantaje.


















CURS 4
31-10-2007
BIROTICA.CONCEPT.ISTORIC.
TRASATURI CARACTERISTICE.SISTEMUL BIROTIC

Birotica este o stiinta informatica carese ocupa cu activitatea de automatizare a sistemului informational birotic.
Orice sistem poate fi caracteriza prin intermediul modului cum circula informatia in interiorul sistemului respective.
Sistemul informational este ansamblul format din fluxul circuitelor informationale.
Circuitul informational reprezinta drumul parcurs de informatie din momentul producerii unui fenomen si pana cand pe baza cunoasterii apare un nou fenomen.
Fluxul este o sectiune prin circuitul informational avand directie,sens,marime si frecventa bine stabilita.
Orice organizatie poate fi analizata si prin prisma sistemului informational.
Schematic,o organizatie poate fi reprezentat prin existenta a minim 2 subsisteme si anume:sistemul conducator sic el condos.Intre aceste 2 subsisteme are loc un transfer de informatii sub forma deciziilor de la sistemul conducator la sistemul condus sub forma informatiei de stare de la cel conduc la cel conducator.
Sistemul condus prelucreaza resursele si pe baza deciziilor se obtin bunuri sub forma de produse,servicii.
Transferul de informatie cu mediul inconjurator in care primeste in mod continuu informatii de la sistemul inconjurator si trimite informatii continue catre alte sisteme.

Daca in cadrul sistemului informational prelucrarea informatiei se face preponderent prin mijloace automate,avem de aface cu un sistem informatic.
Sistemul informatic este ansamblul coerent structurat format din echipamente de calcul si comunicare,programe si pachete de programe,proceduri manuale si automate impreuna cu resursa umana specializata in scopul eficientizarii activitatii respective si pentru maximizarea profitului intr-o activitate economica.
Birotica este stiinta care se ocupa cu automatizarea,eficientizareasistemului informational dintr-o organizatie.
Termenul de birotica apare pentru prima data in 1970 in SUA,in revista informatica „Gestion”.
Primul congres de birotica a avut loc la Grenoble in 1982 si noi romanii am participat.
Birotica reprezinta un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informatiei si a comunicarii intr-o organizatie.Se utilizeaza tehnici informationale si ale comunicatiilor de date,se asigura prin mijloace electronice functii de clasare si ordonare.Organizarea in pagina a textelor,pregatirea documentelor,a corespondentei electronice,operatiile de analiza si simulare,de integrare si consultare la distanta,vizualizarea grafica si alte functii de gestiune a datelor pentru realizarea eficienta a activitatilor din office.
Activitatea de birotica se desfasoara cu preponderenta in interiorul office-ului(biroului) prin intermediul sistemului informational de birou.Acesta are 4 mari componente si anume:
· Componenta hardware formata din tatalitatea echipamentelor de calcul si comunicatii dintr-un office
· Componenta soft formata din totalitatea programelor si pachetelor de programe necesare procesarii de informatii
· Resursa umana
· Informatiile care se trateaza in interiorul sistemului birotic.
Exista 5 grupe de activitati principale care se desfasoara in interiorul unui office si anume:
1. culegerea de informatii,prelucrarea acestora si difuzarea lor
2. stocarea informatiilor in fisiere
3. coordonarea proiectelor
4. coordonarea activitatilor independente
5. eficientizarea activitatii umane prin reducerea efortului fizic si atingerea dezideratului de birou fara hartie.

Obiectivul biroticii
Obiectivul general al biroticii se refera la cresterea calitatii productivitatii si flexibilitatii muncii de birou.
Functiile biroticii:

1. Functia de gestionare a documentelor
2. Functia de transmitere a mesajelor
3. Functia de rezolvare a problemelor grupurilor de lucru

Domeniul biroticii se refera la actvitati legate de reproducerea informatiei,accesul la informatia curenta si la arhive,comunicarea informatiei.
Birotica ca stiinta si ca actvitate necesita cunostinte din mai multe domenii de activitate:electrica,telematica,gestiunea,domeniul managerial.
Activitatea de birotica este strans legata de activitatea de conducere a organizatiei respective.
Functia sistemului birotic:

1. Functia de introducere a informatiilor in sistem
2. Functia de memorie si regasire a informatiilor
3. Functia de prelucrare a informatiilor
4. Functia de iesire a informatiilor din sistem
5. Functia de control si comandaa sistemului

1.Se realizeaza prin:
a)prelucrarea informatiei provenita din retelele de comunicatii nationale sau internationale,publice sau private
b)prelucrarea informatiei provenite din date
c)introducerea manuala a datelor si textelor sau inregistrarea cu echipamente adecvate pentru convorbiri,imagini,sunete etc.

2.Are un rol foarte important in functia otima a sistemului birotic printr-o capacitate maritaa informatiei,respectiv printr-o viteza de acces la date.
Informatia se poate pastra in memoria externa pentru datele care se consulta periodic,in arhive pentru cele mai rar,memoria interna pentru cele care sunt in curs de memorie.

3)Se refera la operatii de tipul:
· Conversiei din analogic in digital si reciproc.
· Transferul de informatie de pe diferite suporturi
· Crearea si incarcarea bazei informationale
· Actualizarea bazei informationale
· Tratarea informatiilor sub diferite aspecte
· Consultatrea in timp real a bazei informationale
· Punerea informatiei sub anumite forme sau rapoarte pentru operatiile de iesire a acestora.

4)Se refera la procedeele prin care informatia este transferata la iesirea sistemului.

INPUT=>PROCESARE=>OUTPUT
5)Este reprezentata de totalitatea atributelor necesare pentru dirijarea si reglarea functiilor intregului sistem,pentru functionarea corecta a celorlalte 4 functii.